Efikasno vođenje on-line sastanaka

Piše: Ivana Radić

Suočeni s trenutnom situacijom kada većina ljudi radi od kuće, on-line mogućnosti su se nametnule kao najbolji način komunikacije. Korištenje servisa koji omogućavaju video i konferencijske pozive te mogućnost vođenja sastanaka nije nimalo komplicirano i zaista svatko može organizirati sastanak za svoje djelatnike, stranke ili samo povremeno porazgovarati i vidjeti svoje prijatelje, poznanike i kolege. Ipak, neka pravila postoje kako biste učinkovito vodili svoje on-line sastanke.

 

Pripremite se.

On-line sastanci su odlična stvar, ali ako sazivate veću grupu ljudi napravite plan sastanka koji bi bilo zgodno podijeliti sa sudionicima. Svačije vrijeme je važno, a trenutno neki od vaših sudionika rade u uvjetima kada nije moguće osigurati da vas nitko ne ometa i da satima sjedite pred računalom.

Objasnite pravila komunikacije preko on-line kanala.

 

On – line sastanci imaju razne mogućnosti. Sudionike možete utišati čim se priključe ili ih zamoliti da se utišaju kako ne bi ste imali mikrofoniju i čuli razne zvukove koji dopiru iz prostorija svake osobe. Možete im objasniti kako ćete voditi sastanak. Neki od mojih prijeldoga su: ako je grupa disciplinirana možete sve staviti na „unmute“, ali ukoliko postoje zvukovi koji bi mogli smetati svima onda je bolja opcija „mute“- utišano.

Ukoliko imate manji broj sudionika i ako vam je Internet veza dobra onda možete imati video pozive gdje ćete se vidjeti. U nekim situacijama su video pozivi nemogući pa ćete s druge strane imati samo ime ili sliku osobe. U svakom slučaju u pozivu na sastanak napišite temu i pravila ponašanja. Npr. Očekivano trajanje sastanka je 45 minuta od kojih imamo uvodni dio od 5 minuta i ostalih 30 minuta pitanja i odgovore te zaključke i akcijski plan.

Uvijek ostavite malo više  vremena jer se može dogoditi da imate više pitanja i odgovora no nikako dulje od 90 minuta.

Naznačite ili najavite očekivano trajanje sastanka.

 

Općepoznata je stvar da sastanci koji traju satima nikome ne čine ništa dobra niti su produktivni. Sastanci koji traju dulje od 45 minuta ili sat vremena nisu efikasni sastanci. Naravno uvijek postoje iznimke pa se vaš sastanak može oduljiti na 90 minuta, no pripazite na vrijeme.

Svaki od sudionika se treba naučiti disciplinirati u svojim obrazloženjima i svesti svoje odgovore na primjeren vremenski kontekst.

 

Držite se teme.

Sastanci često krenu s jednom temom, ali se po putu razviju nove ideje, rasprave i skretanje s puta. Na vama kao organizatoru je da se vraćate na početnu poziciju i vratite sastanak na početnu temu.

Ukoliko neki sudionik sastanka „zaluta“ u objašnjavanje i elaboriranje neke situacije i događaja koji nemaju veze sa temom ljubazno ga upozorite da to nije tema sastanka. S druge strane, ukoliko netko priča 10 minuta o svojoj situaciji koja je vezana za temu i tada upozorite osobu da bude konciznija i kaže ono što je važno.

 

Pitanja.

Sudionici će u jednom trenutku početi postavljati pitanja. Kada ste online onda ne možete dopustiti da svi govore u isto vrijeme jer ćete imati buku u kojoj se nitko ne čuje. Ukoliko kažete: Ima li tko pitanja, sudionici se ne moraju moći vidjeti i mogu početi pričati u isto vrijeme.

Zato radije recite: Ukoliko ima pitanja podignite ruku (opcija na nekim od servisa- Raise hand).

 

Završite s akcijskim planom.

 

Na kraju sastanka završite s akcijskim planom i ponovite ključne poruke. Akcijski plan je jedan od najvažnijih dijelova sastanka pa nemojte zaboraviti delegirati zadatke i na kraju ponoviti ključne poruke. Možete također najaviti kada je moguće očekivati sljedeći sastanak, ukoliko je to potrebno.

Zaključno, ukoliko vodite sastanak onda ga dosta vodite, a nemojte dopustiti da on vodi vas. Ako primijetite da se ljudima teško koncentrirati i da su postali nervozni, pokušajte privesti sastanak kraju ili dajte pauzu od 5 do 10 minuta da se ljudi odmore i resetiraju.

Sretno!

 

Objavljeno na: http://savjeti.hr