5 razloga nedovoljne efektivnosti i efikasnosti na poslu

Jeste li se upitali kako to da stalno radite, a ne vidite konkretne rezultate? Vaš kalendar je popunjen sastancima, ali nema konkretnih dogovora? Ili možda Vaši zaposlenici stalno nešto rade, a krajnji rezultat je da ste balansirate s prihodima i dobiti, stalno ste na nekom rubu?

Prije desetak godina bila sam član jedne udruge koja je okupljala uspješna poduzeća, a glavni cilj joj je bio predstavljanje tih poduzeća u drugim zemljama i povezivanje s tamošnjima. Udrugu je vodila jedna mlađa osoba koja se u Hrvatsku preselila baš s namjerom da ostvari kontakte i poveže različita poduzeća iz Hrvatske s njenom državom i poveća gospodarsku suradnju između dvije zemlje. Na početku je sve bilo obećavajuće, mnoge aktivnosti su išle po planu, članovi udruge su uglavnom bili zadovoljni. No, nakon dvije godine situacija se počela komplicirati.

Neka poduzeća su izašla iz udruge nezadovoljna aktivnostima i prilikama koje udruga tj. predsjednica nije ostvarila, a oni su imali naznake da će biti ostvareno te su odlučili da im više ne koristi biti članom udruge. Njihovim odlaskom su smanjeni prihodi udruge što je dovelo u pitanje financiranje zaposlenih. Odgovornost je pala na predsjednicu udruge. Na glavnoj skupštini udruge postavilo se pitanje prostora gdje će udruga imati svoje urede ( s obzirom da nije bilo sredstava za plaćanje trenutnog prostora), ali i aktivnosti koje se provode.

Jedan od direktora, član upravnog odbora udruge je na sastanku predložio da se udruga privremeno preseli u prostor njegove firme dok se ne nađe odgovarajuće rješenje. Članovi upravnog odbora odlučili su pomoći predsjednici udruge i aktivirati se kako bi udruga izašla iz poteškoća u kojima se našla. Na sljedećem sastanku, taj isti direktor, koji je dao svoj prostor za udrugu, predložio je da predsjednica navede što točno ona radi kako bi se vidjelo u čemu je problem. Dodao je da on vidi da je ona stalno zauzeta, ali da mu nije jasno kako izostaju rezultati njenih aktivnosti.

Ona se poprilično uzrujala navodeći razne aktivnosti od pisanja mailova do odlazaka na sastanke. No, on je bio uporan, tražio je popis stvari koje ona radi kako bi ocijenio što je od svega toga ustvari nepotrebno i što bi trebalo napraviti kako bi se situacija preokrenula u korist udruge.

Na sljedećem sastanku je od cijelog popisa izdvojio nekoliko stvari kojih bi se mnogi trebali pridržavati ukoliko žele biti efikasni i efektivni u svom poslu:

1. Postavljanje jasnih ciljeva – Ako nemate jasno definiran cilj onda vi ne znate kuda točno idete nego se okupirate raznim aktivnostima kako bi si popunili vrijeme i gubite fokus. Vaš cilj mora biti jasno definiran i imati rok kako biste mogli ocijeniti koliko ste uspješni u njegovom ostvarenju.

2. Efikasnost u korištenju vremena. Iako mnogi od nas rade puno i uglavnom jure s jednog sastanka na drugi ili pokušavaju ispoštovati rokove no „baš zato što imaju toliko posla“ ništa ne stižu, obično je riječ o nedovoljnoj efikasnosti. Drugim riječima, to što ste stalno na nekim sastancima ili radite puno ne znači da ste efikasniji. Napišite popis svih sastanaka koje ste obavili u zadnjih tjedan dana. Koliko njih ste mogli jednostavno izbaciti s popisa? S koliko ljudi ste se zaista morali naći na sastanku, s kojima vam sastanak uopće nije trebao i s kojima ste stvari mogli riješiti primjerice telefonskim pozivom? Vrlo važno je da znate reći NE stvarima koje vam troše energiju i ne donose rezultate i da smanjite „prazan hod“ boljom organizacijom vremena i odabirom aktivnosti koje vam donose rezultate.

3. Postavljanje prioriteta. Što Vam je važnije – da dogovorite novi posao koji će vam donijeti nove prihode ili da provedete još jednu kavu u ugodnom društvu? Treba li vam još jedan sastanak sa zaposlenicima na kojem ćete nadugačko i naširoko raspravljati o problemima i stanju vaše prodaje ili ćete to sve obaviti na kraćem, ali efikasnijem sastanku na kojem ćete svakog zaposlenika zadužiti za određene aktivnosti i dati rok izvršenja? Mnogi sastanci jako dugo traju, frustriraju zaposlene, a ništa se ne rješava. Zapitajte se radite li zaista stvari koje su vam bitne ili radite stvari da biste ih odradili. Postavite prioritete, delegirajte zadatke i krenite dalje.

4. Radite prave stvari u pravo vrijeme. Sada dolazimo do efektivnosti odnosno do toga da radimo prave stvari u pravo vrijeme. Razlika između efikasnosti i efektivnosti je upravo u tome. Efikasnost se svodi na to da radite stvari brzo i kvalitetno, a efektivnost znači da radite prave stvari u pravo vrijeme. Možda je zaista jako važno da pozovete potencijalne poslovne partnere na večeru jer su slučajno u gradu, ali ako je posao na „dugom štapu“ niste nimalo efektivni. Posebno ako imate projekt koji morate završiti, a rokovi vas stišću. U toj i sličnim situacijama bolje je da preskočite tu večeru i odradite posao koji će vam osigurati prihode.

Ili, na primjer ako pogledate trojicu kolega koji trebaju zamijeniti gumu na automobilu. Prvi od njih, Ivan odmah uzima dizalicu za podizanje automobila i metodom pokušaja i pogrešaka nakon nekog vremena uspijeva zamijeniti gumu. On je efektivan (radi pravu stvar), ali nije baš efikasan ( ne zna postupak). Drugi kolega, Marko će najprije dobro očistiti gumu, da bude sjajna i čista kako bi vidio gdje što ide. Brz je u čišćenju pa je guma kroz nekoliko trenutaka blistava. Nakon čišćenja zamijenit će ju. Marko je efikasan jer je brzo očistio i ulaštio gumu, ali nije efektivan jer je čišćenje postupak koji i nije bio nužan u ovom procesu. I na kraju dolazimo do Josipa koji zna što treba, prava stvar u pravo vrijeme. On zna sve postupke te brzo i efikasno mijenja gumu na automobilu. Vi biste trebali biti i efikasni i efektivni kao Josip, a ako ne znate postupak pitajte nekoga tko zna.

5. Plan radnih aktivnosti. Postavljanje plana je dobro za sve i za vas i za vaše zaposlenike. Vama je to način na koji mjerite realizaciju aktivnosti sebe i svojih zaposlenika. Njima je s druge strane to pokazatelj koliko su ispred ili iza plana koji ste zajednički postavili. Isto kao što vi morate postaviti svoje prioritete i biti efikasniji u trošenju svoga vremena, to moraju i vaši zaposlenici. Nekim ljudima je teško odrediti prioritete, a mnogima je veliki napor početi raditi neki proces ili aktivnost na drugačiji način.

Promjene se svuda prizivaju no kada nam zakucaju na vrata najradije ih ne bismo otvorili. Pokušajte raditi dnevne, mjesečne ili tromjesečne planove kako biste pratili njihovo provođenje. Objasnite svojim zaposlenicima na logičan i razumljiv način zašto je neki postupak bolji za njih ali i za poduzeće. Budite uporni, ali dajte i sebi i zaposlenicima vremena. Sebi da ih uvjerite, njima da se prilagode.

Kako biste efikasno i efektivno vodili svoje poduzeće morate znati odvojiti bitno od nebitnoga, usmjeriti se na profitabilne klijente i projekte, odabrati pravo vrijeme i ne odustajati od onoga što želite postići. Odabir pravog trenutka je jako važan i to ovisi o vašoj procjeni okolnosti i trenutka o čemu ovisi koliko ćete biti uspješni. U svakom slučaju vrijedi se potruditi oko aktivnosti koje vam mogu donijeti sjajne rezultate u manje potrošenog vremena.